Cómo gestionar Google Drive en el iPad

Google Drive es una de las mejores alternativas para tener una nube pública y aprovechar las herramientas de productividad en un único lugar. Si nos centramos únicamente en la parte de almacenamiento, Google ofrece una aplicación para iPad que no está nada mal, pero la experiencia de usuario se puede mejorar considerablemente gracias a Archivos de iOS y iPadOS.

Gracias a ello, tendremos a nuestro alcance un mejor gestor de archivos, una visualización más atractiva y una serie de propiedades más avanzadas tanto en las carpetas que tengamos almacenadas como los propios archivos. Todo ello gestionado desde un solo lugar, Archivos de Apple. Esta funcionalidad no solo es atractiva a nivel de usuario, también a nivel empresarial.

No lo vamos a negar, en primera instancia, gestionar Google Drive desde el iPad a través de Archivos puede parecer algo que no nos aporta mucho en comparación a la propia aplicación oficial de Google, pero vamos a descubrir funcionalidades avanzadas que cambiarán tu concepto sobre Archivos en el iPad de manera radical.

Google Drive desde Archivos de iPadOS

Para integrar Google Drive en Archivos de iPadOS, simplemente necesitamos descargar en la App Store la aplicación Google Drive e iniciar sesión en ella con nuestra cuenta, tanto particular como corporativa. Esto también es válido para las cuentas de Google Suite con un dominio personalizado.

Una vez que lo tengamos todo preparado, simplemente tenemos que dirigirnos a Archivos de Apple y centrarnos en la columna de la izquierda. En Ubicaciones, simplemente tendremos que habilitar Google Drive. Automáticamente, ya tendremos acceso a nuestro almacenamiento y podremos visualizar todas las carpetas y archivos.

Si has llegado hasta este punto, tranquilo, seguramente verás que te faltan algunas carpetas que tenías compartidas con compañeros de trabajo. No te preocupes, Archivos de iPadOS no las ha eliminado, simplemente hay que decirle que esas carpetas también deben ser visibles.

Cómo ver las carpetas compartidas

Como regla general, Google Drive no facilita las carpetas compartidas a Archivos de iPadOS, por lo que hay que indicarle que esas carpetas y archivos también deben ser visibles desde nuestro gestor en el iPad. Esto ocurre básicamente porque, la propia interfaz de Archivos de iPadOS, no ofrece esa funcionalidad propietaria de la APP nativa de Google.

El procedimiento es bastante sencillo, simplemente debemos abrir la aplicación de Google Drive, seleccionar la o las carpetas que tenemos compartidas en Compartido y hacer un acceso directo. Esto se realiza pulsando en los tres puntos de la carpeta y seleccionando Añadir acceso directo a Drive.

Ahora sólo necesitamos añadir el acceso directo a Mi unidad. Automáticamente, veremos como la carpeta aparecerá en Archivos de iPadOS con este formato “[Externa] - nombre de la carpeta”. No te preocupes, podemos editar el nombre de la carpeta y eliminar la palabra “[Externa]” e indicar el nombre que deseemos.

Por qué usar Archivos de iPadOS en vez de la app nativa

Archivos de iPadOS nos permite una integración total con todos los archivos que tengamos almacenados en Google Drive. Todo ello acompañado de una interfaz visual muy dinámica y bastante completa. Además de facilitarnos la edición y las opciones avanzadas del sistema.

Otro punto interesante, es la posibilidad de escanear documentos directamente desde Archivos de iPadOS. Esto lo conseguimos pulsando en cualquier espacio en blanco para abrir el submenú de propiedades. Ahí tenemos la opción de Crear una nueva carpeta, Escanear documentos, Obtener información o Deshacer la creación de un nuevo archivo.

Escanear documentos sin apps de terceros

Seleccionando Escanear documentos, se abrirá la cámara de nuestro iPad para escanear un documento. Aquí tenemos la opción automática o manual. Una vez escaneado, este lo guardará en formato PDF en la carpeta que hayamos seleccionado previamente. Esto resulta muy interesante cuando tenemos que compartir o almacenar documentos físicas de la oficina.

Gestionar las extensiones de los archivos y documentos

Otro punto interesante (al menos en iPadOS 16.1), es la posibilidad de cambiar la extensión de los archivos y documentos. Por ejemplo, una imagen .PNG, podemos modificarla a .JGP con solo cambiar el nombre del archivo. Antes de ejecutar la acción, el propio sistema nos preguntará si queremos realizar la acción.

Etiquetas

Las etiquetas es una excelente manera de poder agrupar tanto archivos como documentos en los diferentes áreas que creamos conveniente para mejorar nuestra productividad. Un ejemplo gráfico, podría ser los artículos de este blog, donde podríamos etiquetarlos como “Blog” dentro de una carpeta de Macnificos.

Gracias a que además podemos personalizar las etiquetas con colores, nos será mucho más sencillo tener localizados todos nuestros documentos. Gracias a Spotlight (el buscador de macOS y iPadOS de Apple), tendremos una búsqueda mucho más efectiva con solo escribir el nombre de la etiqueta.

Tipos de visualización

La propia interfaz de Archivos de iPadOS nos permite visualizar la raíz de los documentos y carpetas de una manera mucho más visual. Gracias a ello, gestionar nuestros documentos no resultará una tarea tediosa ya que, en cada momento, tendremos controladas las direcciones de los archivos y documentos.

Archivos de iPadOS va un paso más allá y nos ofrece una serie de visualizaciones muy completas para adaptarse a las mejores condiciones de nuestro trabajo. Además de la clásica visualización de Iconos, también tenemos disponible el formato Lista y Columnas.

Vista con Iconos

La Vista con iconos nos permite visualizar el interior de una carpeta con todos los documentos y archivos disponibles. Su función se centra exclusivamente en la carpeta que estamos visualizando, sin distracciones.

El formato utilizado es tipo lienzo, del cual está muy bien si almacenamos cientos de carpetas, pero si son pocas, desaprovecha mucho la pantalla. Esta es la más común y quizás la que menos deberíamos utilizar si manejamos mucha información en la nube de Google Drive.

Vista de lista

La opción de Lista es similar a la de Iconos pero con dos particularidades, nos ofrece un listado -como su propio nombre indica- en formato vertical de todos los archivos, documentos y carpetas pero añadiendo el dato de la hora a la derecha de la pantalla en vez de añadirlo justo debajo del propio icono.

Esta vista es interesante para ordenarlas por el grupo fecha hora si necesitamos hacer un seguimiento de los documentos. Por supuesto, en las tres vistas tenemos la opción de ordenarlos por Nombre, Fecha, Modificación, Apertura, Tamaño…

Vista en Columnas

La Vista en Columnas es quizás la más completa de todas. Esta tipo de visualización nos permite localizar de un vistazo toda la información relevante en cuanto a las direcciones de los archivos y documentos.

Al seleccionar en un documento -no confundir con carpeta-, Archivos de iPadOS nos ofrecerá toda la información disponible de ese documento, además de una vista previa para comprobar si realmente es el documento o imagen que necesitamos.

Usar discos duros USB en Archivos iPadOS

Vale, puedes pensar que todo esto está muy bien pero que por circunstancias, necesitas usar un disco duro externo o una memoria USB para volcar ciertos archivos y documentos a Google Drive y que con un iPad esto no es posible. Pues tenemos más buenas noticias querido lector.

Actualmente, toda la gama iPad incluye un puerto USB-C y Archivos de iPadOS gestiona sin problemas cualquier dispositivo de almacenamiento que se conecte a su puerto. Por tanto, si necesitas copiar o mover un archivo desde una memoria USB al iPad -o viceversa-, puedes hacerlo con solo arrastrar y soltar desde el pendrive hasta la carpeta de Google Drive ubicada en Archivos de iPadOS.

De ese modo, automáticamente el documento o archivo, estará disponible en cualquier lugar del mundo que tenga acceso a esa carpeta de Google Drive. Si necesitamos modificarlo, el iPad te permite modificarlo en movilidad gracias a su conexión LTE y WiFi. Así que todo son ventajas para comenzar a usar Archivos de iPadOS e integrar un iPad en la empresa para facilitar el trabajo en movilidad.

Resumen de Google Drive en iPadOS

Google Drive es una excelente herramienta colaborativa y de almacenamiento en la nube. La aplicación nativa no está nada mal pero, Archivos de iPadOS ofrece una integración mucho más completa y visual. Además, siempre lo tendremos sincronizado con todos nuestros productos Apple compatibles sin necesidad de descargar ni configurar nada. Tanto los archivos como los documentos de Google Drive aparecerán como por arte de magia.

Si crees que Archivos de iPadOS puede ser una mejor solución que la propia aplicación de Google Drive y estás pensando en renovar o comprar tu primer iPad, tenemos buenas noticias. Actualmente, cualquier iPad de Apple (iPad, iPad Air, iPad Pro) es compatible con Archivos de iPadOS. Solo tienes que aprovechar algunas de nuestras ofertas para comenzar a trabajar en movilidad.